Надо – значит надо

Одной из обязанностей налогоплательщиков является обеспечение сохранности документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Поддерживать в надлежащем состоянии бумаги, подтверждающие получение доходов и осуществление расходов, необходимо в течение четырех лет. Это прямо предусмотрено подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса.

В то же время минимальный срок хранения первичных учетных документов, а также регистров бухгалтерского учета и отчетности, составляет пять лет. Что касается рабочего плана счетов, документов учетной политики, процедур кодирования и программ машинной обработки данных (с указанием сроков их использования), то они должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления баланса в последний раз. Таковы требования статьи 17 Закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ (далее – Закон № 129-ФЗ).

Порядок хранения «первички» регламентирован до сих пор действующим Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105). Так, сохранность «учетных» бумаг, их оформление и передачу в архив должен обеспечивать главный бухгалтер фирмы.

Но как быть в случае утраты бланков по не зависящим от фирмы причинам, например, в результате пожара, затопления или хищения? Ведь фирма после всего случившегося будет попросту лишена возможности документально подтвердить проведение хозяйственных операций.

В чем проблема?

Компании, оказавшейся в столь неприятной ситуации, волей-неволей придется восстанавливать пропавшие бумаги. К сожалению, данная процедура никак не закреплена на законодательном уровне. Как правило, делается это путем направления запросов контрагентам о предоставлении копий соответствующих документов.

Однако прежде чем начать рассылку «писем счастья», нужно зафиксировать источник бед. В частности, подтверждением факта пожара служит справка местного подразделения Государственного пожарного надзора (письма Минфина от 13 марта 2006 г. № 03-03-04/1/208 и от 24 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/691). Свидетельством же кражи документов послужит постановление о возбуждении уголовного дела из местного отделения милиции, а затопления помещения или аварии канализации – справка из ЖЭКа или РЭУ.

Кроме того, форс-мажор подобного рода является серьезным основанием для проведения внеплановой инвентаризации, в ходе которой подробно документируются понесенные юрлицом материальные потери. Об этом говорится в пункте 2 статьи 12 Закона № 129-ФЗ. Проверка соответствия учетных данных фактическим осуществляется согласно приказу Минфина от 13 июня 1995 года № 49.

Определившись с объемом бедствия, самое время приступить к восстановлению «первички». Если же этого не сделать, то претензии со стороны налоговиков обеспечены. И даже обращение в суд не принесет фирме желаемого результата. Свидетельство тому – постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 15 октября 2008 года № Ф04-6370/2008(13802-А03-41).

Напомним, что за отсутствие документов к налогоплательщику могут быть применены штрафные санкции. В арсенале ревизоров имеются статьи 120 («Грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения») и 126 Кодекса («Непредставление ИФНС сведений»). В связи с этим нелишне будет уведомить о постигшем фирму несчастье «родную» инспекцию. Дело в том, что это поможет подстраховаться от возможных разногласий с налоговиками.

Каждая минута на счету

Отметим, что затягивание с восстановлением документов автоматически ударит по бюджету организации. Именно такой вывод следует из постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 1 октября 2008 года № Ф04-5264/2008(12152-А70-41). В нем судьи указали, что в ходе проверки ревизоры предложили компании принять меры по восстановлению утраченных документов. Несмотря на это, налогоплательщик проигнорировал пожелание ИФНС и представил бумаги только в суд первой инстанции.

Арбитры сочли причины для невозможности своевременной подачи необходимых документов на проверку в инспекцию неуважительными и отказали юрлицу в приобщении к делу дополнительных документов. Как результат, избежать санкций фирме не удалось.

В отчаянной попытке склонить служителей Фемиды на свою сторону компания подала жалобу в Высший Арбитражный Суд. Однако и здесь она потерпела фиаско – высшие арбитры Определением от 26 января 2009 года № ВАС-185/09 отказали в пересмотре дела в порядке надзора.

Если же фирма не успевает заново собрать утраченные документы, ей необходимо хотя бы уведомить ИФНС о ведении активной работы по восстановлению «первички» и подтвердить это, например, копиями запросов контрагентам. Правда, далеко не факт, что налоговиков это сможет разжалобить, скорее всего они все равно выпишут штраф.

В свою очередь судьи при таком раскладе посчитают причину несвоевременного представления документов в инспекцию уважительной. Восстановленные бумаги будут приобщены к делу. Следовательно, бизнесмен сможет ими воспользоваться и доказать необоснованность претензий со стороны ИФНС (постановления ФАС Московского округа от 5 июня 2008 г. № КА-А40/3721-08, ФАС Западно-Сибирского округа от 16 августа 2007 г. № Ф04-5542/2007(37219-А46-25)). Вполне логично, что с гораздо большим успехом склонить чашу весов на свою сторону удастся фирме, которая подтвердит сведения о произошедшем пожаре или хищении.

Аналогичного мнения придерживаются ФАС Волго-Вятского округа и ФАС Дальневосточного округа. Принимая решения в пользу фирм, судьи акцентировали внимание на том, что стихийное бедствие является объективной причиной отсутствия первичных документов (постановления от 4 сентября 2007 года по делу № А17-2154/2006, 1642/2006, и от 28 ноября 2007 года № Ф03-А73/07-2/4557 соответственно).