Тот факт, что компании наделены правом учитывать расходы на приобретение горюче-смазочных материалов в составе прибыльных затрат, отражен в подпункте 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Положения указанной нормы разрешают включить рассматриваемые траты в прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Правда, решив таким правом воспользоваться, организация или индивидуальный предприниматель сразу же столкнутся с вопросом: а в каком объеме можно отразить «топливные» затраты при расчете налога на прибыль?

Дело в том, что само по себе налоговое законодательство не устанавливает для данного вида трат каких-либо норм или ограничений. То есть, по сути, в Кодексе разрешено учитывать расходы на ГСМ в величине их фактического осуществления. В то же время существуют Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утвержденные распоряжением Минтранса от 14 марта 2008 года № АМ-23-р. В них приведены нормативы расходования «горючего», которые, как указано в самом документе, предназначены, в том числе, и «для расчетов по налогообложению предприятий».

При этом вполне понятна обеспокоенность налогоплательщиков, не знающих, в каком размере – по факту или по нормам – им следует отражать затраты на ГСМ при налогообложении прибыли. Вполне естественно, что помощи компании и предприниматели в разъяснении ситуации ждут, прежде всего, от минфиновцев и судей. Однако и здесь не все так однозначно.

По норме или по факту?

Представители Минфина в оговоренном случае рекомендуют опираться на нормы, установленные Минтрансом (письмо от 14 января 2009 г. № 03-03-06/1/6). Однако в своих рассуждениях финансисты употребили довольно «тонкую» формулировку. Они отметили лишь тот факт, что данные нормы необходимо учитывать «при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива». Прямого же указания на обязанность уменьшать налогооблагаемую прибыль на «горючие» расходы лишь в определенных Минтрансом пределах в письмах главного финансового ведомства не содержится.

Между тем налоговики, руководствуясь вышеупомянутыми разъяснениями Минфина, зачастую лишают компании возможности учета при расчете «прибыльной» базы «сверхлимитных», по их мнению, расходов.

Следует отметить, что позиция инспекторов по данному вопросу весьма спорна. Во-первых, Минтранс не вправе издавать нормативные правовые акты по вопросам налогообложения (п. 1 ст. 4 НК). Это означает, что положения утвержденных данным ведомством документов использовать в целях налогообложения вовсе не обязательно (постановление ФАС Центрального округа от 4 апреля 2008 г. по делу № А09-3658/07-29).

Во-вторых, существует арбитражная практика, которая по данному вопросу складывается отнюдь не в пользу налоговиков. Наиболее весомым в данном случае считается мнение представителей ВАС: по их мнению, нормирование расходов на приобретение ГСМ Налоговым кодексом не предусмотрено (определение ВАС от 14 августа 2008 г. № 9586/08 по делу № А09-3658/07-29). Нужно сказать, что на тот момент, когда имели место обстоятельства дела, по которому высшие судьи вынесли указанное определение, действовали «старые» нормы расхода ГСМ, утвержденные Минтрансом 29 апреля 2003 года и приведенные в руководящем документе Р 3112194-0366-03. Однако положения прежнего документа не так уж отличались от действующих ныне норм, и ситуация, по сути, с момента утверждения «новых» ограничений существенно не изменилась.

На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что у компании существует возможность самостоятельно выбирать, какой из представленных позиций ей следует руководствоваться. Однако вполне вероятно, что, решив учитывать расходы на приобретение ГСМ в полном объеме, она столкнется с «возражениями» со стороны налоговых органов. Отстаивать свои интересы в подобной ситуации, скорее всего, придется в суде. Правда, с учетом приведенного выше мнения ВАС поддержка со стороны судей налогоплательщикам практически обеспечена.

В то же время следует напомнить фирмам, что выиграть в суде удастся лишь при наличии надлежащего документального подтверждения «горючих» расходов. Казалось бы, собрать необходимые бумажки довольно просто, но и здесь существуют свои «подводные камни».

Без бумажки ты…

Прежде всего, в качестве документального подтверждения у налогоплательщика должны быть бумаги, доказывающие факт приобретения топлива. В качестве таковых могут выступать кассовые чеки (в том случае, если расчет за купленные ГСМ производился наличными деньгами) или договоры, счета-фактуры и платежные поручения (при условии, что расчеты производились безналичным путем).

Однако наличия одних только платежных документов для включения расходов на приобретение «горючего» в состав «прибыльных» затрат недостаточно. Необходимо еще и наличие бумаг, подтверждающих фактический расход бензина и использование транспортного средства в производственных целях. Такое мнение выразили судьи в недавнем постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 22 апреля 2009 года № Ф04-2285/2009(4825-А27-26). В рассматриваемом деле они указали на необходимость для учета указанных расходов наряду с кассовым чеком, подтверждающим наличную оплату топлива, иметь еще и путевой лист.

Для автотранспортных компаний форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78. Остальным же фирмам и предпринимателям придется самостоятельно разрабатывать бланк указанного документа. Правда в полной мере проявить свои творческие способности при создании этой «бумажки» компаниям не удастся. Дело в том, что существует перечень сведений, которые в обязательном порядке должен содержать путевой лист. Данный список закреплен приказом Минтранса от 18 сентября 2008 года № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». В качестве обязательной информации в нем значатся:

– наименование и номер путевого листа;

– сведения о сроке действия путевого листа – дата (то есть число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован. Если «путевка» оформляется более чем на один день – проставляются даты начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован;

– сведения о собственнике транспортного средства. Для юридического лица –  наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона; для индивидуального предпринимателя – фамилия, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона;

– сведения о транспортном средстве: тип (легковой, грузовой, автобус), модель, государственный регистрационный знак автомобиля, показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства из гаража и его заезде в гараж, а также дата и время выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку;

– сведения о водителе – фамилия, имя, отчество водителя; дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Еще одним реквизитом, который непременно должен содержаться на бланке путевого листа, является, по мнению сотрудников Минфина, маршрут транспортного средства. Без указания этих данных, считают финансисты, невозможно судить о факте использования автомобиля в предпринимательских целях (письмо Минфина от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129).