Согласно статье 129 Трудового кодекса заработная плата представляет собой вознаграждение за труд в зависимости от квалификации специалиста, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы. Однако одного этого определения недостаточно, в состав зарплаты на основании упомянутой выше нормы включаются также компенсационные и стимулирующие выплаты. Под последними как раз и подразумеваются различные доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты.

Следует отметить, что премирование сотрудников – отнюдь не обязанность, а право работодателя (ст. 191 ТК). Иными словами, компания сама принимает решение, поощрять ей персонал или нет. В случае положительного ответа первое, чему нужно уделить пристальное внимание, – это должное документальное оформление подобных выплат.

«Бумажная» работа

Способов документального оформления премиальных выплат существует несколько. Каждый из них отличен определенными достоинствами и недостатками. Выбор того или иного варианта документального обоснования премирования зависит от нескольких факторов: периодичности выплаты, характера и размера премии, частоты корректировки условий ее выплаты.

Например, если поощрение носит разовый характер (те же «бонусы» к юбилею организации), его удобнее всего оформить отдельным приказом о премировании. В данном распоряжении следует определить основания выплаты, размер премии, перечень лиц, которым она полагается. Основным преимуществом данного варианта оформления является то, что размеры и условия выплаты премии не требуется согласовывать с каждым сотрудником. Работодателю нужно только прописать в приказе конкретные условия премирования и ознакомить персонал с данным распоряжением под подпись.

Если же начисление премий носит периодический характер или производится постоянно, имеет смысл закрепить данную процедуру в трудовом или коллективном договоре или в локальном нормативном акте.

Когда премии являются частью заработной платы и имеют фиксированный размер, закрепить порядок их выплаты удобнее всего в трудовом договоре с работником. Правда у данного способа есть недостаток: в случае изменения условий премирования отразить указанные перемены необходимо будет в каждом трудовом договоре. Если речь идет о крупном предприятии – объемы работы поистине колоссальные.

Поэтому для компаний, чья система премирования меняется довольно регулярно, куда более разумно отразить ее особенности в коллективных договорах. Изменить условия подобного соглашения менее трудоемко. Но и здесь не обошлось без «подводных камней»: дабы внести поправки в коллективный договор, необходимо заручиться поддержкой работников в лице их представителей (ст. 44 ТК).

Еще одним вариантом оформления премиальных выплат является закрепление порядка их начисления в локальном нормативном акте, который так и называется – Положение о премировании. При этом в трудовом или коллективном договоре достаточно будет сделать ссылку на «тезисы» данного Положения.

Налогообложение

От того, есть ли «бумажные» основания у премиальных выплат, зависит их налогообложение.

По общему правилу компания может включить в расходы на оплату труда любые начисления в пользу сотрудников в денежной и натуральной форме, в том числе и премии (ст. 255 НК). Однако подобный «маневр» возможен лишь при выполнении ряда требований.

Во-первых, данные поощрительные выплаты должны иметь стимулирующий характер. Если же премии этому условию не соответствуют (а по мнению Минфина, именно так дело обстоит с выплатами ко дню рождения сотрудника и к праздничным датам), то израсходованные на их уплату суммы не могут быть учтены в составе расходов на оплату труда (письма Минфина от 9 ноября 2007 г. № 03-03-06/1/786 и от 22 мая 2007 г. № 03-03-06/1/287.

Во-вторых, условие о выплате премий должно быть закреплено в трудовых или коллективных договорах либо в локальных нормативных актах.

Учитывать премии в целях налогообложения прибыли следует единовременно в том отчетном или налоговом периоде, к которому они относятся, независимо от фактической даты их выплаты (п. 1 ст. 272 НК). Данное правило следует применять и в случаях, если премия выплачивается частями (когда первая часть перечисляется в одном отчетном периоде, а вторая – в другом). Такие пояснения дали представители Минфина в письме от 6 мая 2009 года № 03-03-06/1/300.

Если указанная выплата учитывается при расчете налога на прибыль в качестве расхода, то с ее суммы необходимо будет уплатить ЕСН (п. 3 ст. 236 НК). И наоборот: если премии налогооблагаемую прибыль не уменьшают, то и соцналог с них не платится. В связи с этим целесообразно вспомнить положения информационного письма Президиума ВАС от 14 марта 2006 года № 106. В нем отмечено, что право самостоятельного выбора, по какому налогу («прибыльному» или социальному) уменьшать базу, налогоплательщику не предоставлено. Если по Налоговому кодексу начисленные работникам выплаты относятся к расходам по налогу на прибыль, то с указанной суммы придется уплатить соцналог. В свою очередь, предусмотренные трудовым соглашением с работником, коллективным договором или локальным нормативным актом «стимулирующие» премии автоматически попадают в ранг расходов по оплате труда при налогообложении прибыли (письмо Минфина от 24 декабря 2008 г. № 03-03-06/1/719).

Учтите, что с суммы начисленной премии нужно будет удержать и перечислить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК). Об этом напомнил Минфин в письме от 12 ноября 2007 года № 03-04-06-01/383.